Cara membalas email panggilan interview online – Setelah mengirimkan banyak lamaran dan menerima banyak penolakan atau dibiarkan tanpa adanya kabar, Hingga Anda akhirnya berhasil mendapatkan email undangan interview. Ya, selamat! Tapi jangan lupa untuk menjawab panggilan interview email HRD terlebih dahulu.
Mengapa menjawab email dari HRD itu penting? Dengan membalas email, Anda dengan jelas memberi tahu perekrut apakah Anda dapat menghadiri interview, menjadwal ulang, atau menolak tawaran interview.
Selain itu, membalas email undangan interview HRD juga merupakan komunikasi pertama dengan perekrut yang juga dapat memberikan kesan yang baik. Berikut adalah beberapa cara untuk menanggapi interview email HRD, lihat penjelasan berikut untuk lebih jelasnya dan contohnya!
9 Cara Membalas Email Panggilan Interview Online
Jika Anda masih belum yakin bagaimana cara membalas email panggilan interview dengan baik dan benar, cobalah tips ini!
1. Balas Email Sesegera Mungkin
Jika Anda telah menerima undangan interview melalui email, harap segera balas dengan jawaban Anda. Jangan menunda-nunda agar prosesnya berjalan lancar dan Anda bisa mempersiapkan interview dengan baik.
Misalnya, waktu yang dijadwalkan HRD tidak sesuai dengan waktu Anda, jadi Anda masih bisa meminta janji temu baru. Atau jika perekrut ingin Anda menambahkan dokumen tambahan, seperti portofolio, Anda punya waktu untuk menyiapkannya terlebih dahulu.
Selain itu, kalau kamu aktif melamar kerja, sebaiknya rajin-rajin cek email, termasuk folder spam. Tidak jarang email dari perekrut berakhir di folder tersebut.
2. Mulailah Dengan Salam
Pada saat Anda menulis email balasan, ingatlah untuk selalu memberikan sapaan formal dan juga sopan kepada pihak perekrut di awal pesan email. Anda dapat menyebutkan perekrut jika memang Anda mengenalnya.
Contoh :
Yth, Bapak/Ibu / [nama perekrut]
Jika Anda tidak tahu nama perekrut, tulis dengan
HRD yang terhormat [nama perusahaan]
Kepada manajer perekrutan,
HR [nama perusahaan] yang terhormat.
3. Ucapkan Terima Kasih
Kemudian jangan lupa berterima kasih kepada HRD atau pihak perekrut atas kesempatan interviewnya. Tidak harus panjang dan to the point, tetap singkat dan jelas. Anda dapat menambahkan informasi tentang nama posisi dan perusahaan yang Anda lamar.
Contoh :
“Terima kasih banyak karena sudah memberikan suatu kesempatan kepada saya untuk bisa mengikuti tes interview [posisi pekerjaan] di [nama perusahaan].”
Dengan mengucapkan terima kasih, Anda menunjukkan apresiasi kepada HRD atas kesempatan yang telah diberikan.
4. Jangan Bertele-Tele
Selain itu, saat menanggapi email undangan interview, sampaikan tanggapan Anda dengan kalimat yang jelas atau tidak bertele-tele. Anda dapat menanggapi undangan tersebut dengan menerima, menolak, atau meminta penjadwalan ulang (reschedule) interview.
Berikut adalah contoh email balasan interview jika Anda dapat hadir sesuai jadwal:
“…Saya bisa menghadiri sesi wawancara kerja yang telah dijadwal pada [hari, waktu, atau lokasi tertentu]”
5. Berikan Jadwal Alternatif Saat Anda Meminta Reschedule
Jadwal interview yang diberikan oleh HRD mungkin tidak sesuai dengan jadwal Anda. Oleh karena itu, Anda dapat meminta penjadwalan ulang atau penjadwalan ulang.
Katakanlah Anda sangat menantikan kesempatan ini, tetapi jadwal yang direncanakan kurang tepat. Kemudian, beri perekrut waktu alternatif untuk menjadwal ulang janji temu. Setelah itu, Anda bisa menanyakan apakah waktu yang Anda sarankan sesuai dengan waktu mereka atau tidak.
Contoh :
“…Mohon maaf saya tidak bisa menghadiri sesi acara interview kali ini yang telah dijadwalkan pada [hari/tanggal] dikarenakan [Jelaskan alasan]. Jika Anda berkenan, saya akan meminta perubahan jadwal ke hari yang lain pada [tentukan waktu interview baru] atau sesuaikan waktu Anda. Saya harap Anda bersedia mempertimbangkan untuk mengubah jadwal interview.”
6. Terus Tanggapi Email Meskipun Anda Menolak Tawaran Interview
Jika Anda ingin menolak undangan interview, karena Anda tidak dapat menghadiri atau melanjutkan interview karena alasan profesional. Misalnya, telah menerima lowongan lain, atau tidak lagi mencari posisi itu. Berikut adalah contoh penolakan interview
“…Maaf, saya tidak bisa melanjutkan sesi interview karena [alasan Anda]”
Intinya, apapun jawaban Anda, komunikasikan dengan jelas kepada perekrut. Bahkan jika Anda akhirnya menolak, tetaplah menanggapi dengan alasan yang berbeda, tetapi usahakan agar alasan tersebut tetap profesional.
Baca juga : Tips Memilih Outfit Pada Saat Melakukan Interview Kerja
7. Akhiri Email Dengan Sopan
Setelah Anda membalas, akhiri balasan email dengan kalimat yang baik dan sopan. Untuk menutup email konfirmasi kehadiran, sampaikan apresiasi dan tunjukkan antusiasme Anda. Email balasan penutup interview kerja umumnya tidak jauh berbeda dengan surat resmi atau email resmi lainnya.
8. Tambahkan Nama dan Nomor Kontak yang Jelas
Jangan lupa cantumkan nama dan nomor kontak. Di bagian nomor kontak, Anda bisa mencantumkan alamat email aktif, nomor WhatsApp, atau nomor telepon. Pastikan Anda memberikan nomor kontak yang benar. Hal ini dapat memudahkan pihak HRD perusahaan ketika ingin menghubungi Anda.
9. Periksa Ulang Penulisan Email Balasan
Selain itu, sebelum mengirim, selalu perbaiki email yang Anda tulis. Pastikan tidak ada salah ketik (typo), kalimat tidak bertele-tele dan mudah dipahami. Jika semuanya sudah benar dan sesuai, Anda bisa langsung mengirimkan email balasannya.
Contoh Tanggapan Email Untuk Interview Kerja dari HRD
Berikut adalah beberapa contoh dari cara membalas email panggilan interview online. Anda dapat memodifikasi contoh berikut sesuai dengan kebutuhan Anda, tetapi kurang lebih strukturnya akan terlihat seperti ini:
1. Contoh Cara Membalas Email HRD Saat Menerima Interview
Yth, Bapak Samsudin [nama perekrut]
Terima kasih telah menghubungi dan mengizinkan saya menghadiri interview untuk posisi [jelaskan posisi yang dilamar] di [nama perusahaan]. Saya dapat menghadiri sesi interview yang dijadwalkan [sebutkan waktu dan tempat interview].
Saya berharap dapat bertemu dengan Anda secara langsung dan memberi tahu Anda lebih banyak tentang posisi ini dan kesempatan untuk bekerja di perusahaan Anda.
Harap beritahu saya jika ada informasi atau dokumen tambahan yang perlu saya siapkan untuk interview.
Dengan hormat,
Farhan Muttaqin [nama Anda]
08123xxxxxxx [nomor telepon]
farhanmuttaqin@gmail.com [alamat email]
2. Contoh Bagaimana Menanggapi Saat Anda Menolak Interview
Yth, Bapak Samsudin [nama perekrut]
Terima kasih sebelumnya atas undangan interview dan kesempatan yang telah diberikan kepada saya. Namun, saya ingin menyatakan bahwa saya tidak dapat melanjutkan interview untuk [nama posisi yang dilamar] di [nama perusahaan] karena saya telah menerima tawaran dari perusahaan lain untuk posisi yang sama [sebutkan alasan penolakan]. Maaf saya tidak dapat melanjutkan sesi interview di perusahaan Anda.
Sekali lagi terima kasih atas kesempatan dan waktu yang telah diberikan. Saya menikmati proses rekrutmen di perusahaan Anda. Semoga kita bisa bekerja sama lagi di lain kesempatan dan waktu.
Dengan hormat,
Farhan Muttaqin [nama Anda]
08123xxxxxxx [nomor telepon]
farhanmuttaqin@gmail.com [alamat email]
3. Contoh Tanggapan Jika Anda Ingin Membuat Janji Baru
Yth, Bapak Samsudin [nama perekrut]
Terima kasih atas undangan interview yang saya terima untuk [nama posisi yang dilamar]. Saya sangat menantikan dan menghargai kesempatan ini. Sayangnya, saya tidak dapat menghadiri sesi interview yang dijadwalkan karena [berikan alasan Anda]. Jika Anda berkenan, saya meminta agar jadwal interview diubah menjadi [sebutkan waktu perubahan interview] atau waktu lain yang nyaman bagi Anda.
Saya sangat berharap untuk berpartisipasi dalam interview ini. Saya harap Anda bersedia untuk mempertimbangkan kembali.
Dengan hormat,
Farhan Muttaqin [nama Anda]
08123xxxxxxx [nomor telepon]
farhanmuttaqin@gmail.com [alamat email]
Akhir Kata
Nah itu dia cara membalas email panggilan interview online yang bisa Anda coba praktikan apabila saat ini anda telah menerima email panggilan untuk ke sesi interview, semoga artikel ini bisa memberikan manfaat untuk Anda
- Cari lowongan kerja terbaik melalui aksesinfo.my.id